Hur utvecklar du framtidens hållbara mix mellan kontors- och distansarbete

När Folkhälsomyndigheten den 16 mars gav rekommendationen att jobba på distans blev det startskottet på en stor omställning av såväl samhälle som arbetsliv. Över en natt var det många verksamheter som beslutade att gå över till distansarbete för att minska smittspridning. Ett av bolagen som ser ett marknadsfönster framöver är Linköpingsbolaget Senion, som utvecklar smarta lösningar för kontor.

Omställningen skedde i rask takt. Möbler kom upp från källaren och skapade delar i nyinrättade hemmakontor. Vi organiserade oss i arbetslag för att hålla distans – och inte smitta ned varandra. Våra arbetsresor och fysiska möten byttes över en natt ut till digitala möten – som även togs vidare in i digitala fikastunder och AW:s med kollegor och samarbetspartners. Många av oss reflekterar över hur smidigt det gick att ställa om när det väl gällde. Sedan ett par månader pågår ett storskaligt realtidstest om distansarbete – och för- och nackdelar utvärderas kontinuerligt.

Linköpingsbolaget Senion erbjuder – med utgångspunkt i sin teknik för inomhuspositionering, lösningar till företag och verksamheter som vill optimera nyttjandet av sina lokaler. I och med pandemin såg Senion en möjlighet i att analysera de beteendeförändringar som hemarbete inneburit för anställda. I syfte att kunna utveckla nya relevanta tjänster och produkter för företag och verksamheter med fokus på framtidens kontor beslutade Senion att gräva djupare i frågan. Inom ramen för acceleratorsprogrammet Swedish Scaleups gavs möjligheten att i samarbete med Linköping Science Park skicka ut en enkät med fokus på upplevelsen av distansarbete bland individer i företag och verksamheter in Linköping.

Enkäten låg ute under ett par veckor i maj, och totalt inkom 542 svar.

  • Det är en väldigt spännande bild som börjar utkristallisera sig, säger Christian Lundquist, vd på Senion. Många upplever hemarbete som effektivt, men långtråkigt – eller produktivt men ensamt. Det är inte antingen eller, det är ofta både och – det är många gråzoner och nyanser att förhålla sig till.
  • Enkäten visar också att det framför allt är de sociala interaktionerna som många saknar när de jobbar på distans. Inte nödvändigtvis småprat med fokus på privatlivet, men däremot små korta arbetsrelaterade avstämningar som ofta sker i kaffekön eller korridoren – avstämningar som kanske tar 15-20 sekunder, och som med fördel avhandlas på kontoret. Det är avstämningar som vi inte lyfter telefonen för att göra, och som går förlorade, resonerar Christian.
  • Många lyfter fram att de kan arbeta mera ostört hemma än vad de kan på sina kontor. En möjlig tolkning är att många av dagens kontor med fast platser inte är anpassade efter de olika arbetsmoment som den anställde behöver utföra. Vi tror att efterfrågan på flexibla arbetsmiljöer anpassade för arbetsuppgifternas behov – som tex tysta miljöer för att läsa och skriva eller grupprum för diskussioner – kommer att öka.

I ett antal inlägg på LinkedIn har Senion under de senaste veckorna lyft olika frågeställningar ur enkäten. En av de som engagerat flest personer handlar om hur tiden efter corona ser ut – om distansarbete kommer att kvarstå, och i så fall i vilken omfattning.

  • Det lutar åt att många vill ha kvar flexibiliteten som distansarbete erbjuder, och majoriteten tycker att två dagar i veckan är en lagom omfattning. Det blev ett snabbt och drastiskt skifte från fem dagar på arbetsplatsen till fem dagar på hemmakontoret. Jag tror att många har nya insikter och tankar kring att jobba hemifrån efter denna period – och kan se både möjligheter och utmaningar för att få till en hållbar mix på sikt.

För Senion har kunskap från enkäten i kombination med öppna diskussioner i sociala medier – och slutna med ett flertal företagsledningar, bidragit till att bolaget kunnat utveckla sitt tjänsteutbud för att möta verksamheternas behov för att utforma framtidens arbetsplats.

  • När företagen börjar planera för återgång till kontoren märker vi att det finns många frågor att ta ställning till. Hur ska de bäst nyttja sina lokaler, hur de ska utforma kontorsmiljön för att hålla distans och sprida ut medarbetare i syfte att minska smittspridning – och hur skapar och guidar de medarbetare till de lämpliga utrymmen som tillgodoser olika behov. Hygien och renhållning har blivit viktigare, liksom att ha koll på inomhusklimatet.
  • Vi märker att företag efterfrågar digitala hjälpmedel för att bemöta dessa frågeställningar. Genom vår app kan vi också ge företagsledningen stöd i att påverka beteenden hos medarbetarna i högre utsträckning – både på kontoret och i hemmamiljön. Framtiden för vårt bolag ser lovande ut.